| 文 / P&G大中華區傳播與公關副總裁 許有杰你覺得提案成功與否的秘訣在於「表達方式」，還是「內容完整度」？依我的經驗來看，兩者都是影響提案成功與否的因素「之一」，但有個技巧，能大大提升想法被採納的機會： 在想法尚未成熟時，先去找主管討論請益，讓他參與你的提案，不會在做重大決定時，才第一次聽到想法。事先請益主管，能知道他對提案的想法與建議，不僅能及時修正方向，更能讓主管覺得自己有參與你的提案，這樣的做法我們稱作「pre-engagement」。事先理解決策者的考量，及時修改提案方向pre-engagement的用意是在提案前，先理解決策者與利害關係人考量的面向為何，只要解決他們心中的疑慮，未來在推動專案時，就能順利推行。不過，也不能事事都在提案還沒完成前就詢問老闆意見，否則會壞了pre-engagement的真諦，反而讓事情更窒礙難行。我認為，只要專案擁有以下特點，就可以pre-engagement，提早知道決策者的想法、進而修正方向，提高未來提案的成功率： 1.專案需公司投入較多資源與資金 2.項目存在著難以控制的風險 3.無前例可循，成功機率無法預測舉例來說，最近我想讓A員工跨領域、部門合作，讓他能橫向發展，但讓他多負責其他專案，等於讓原本的部門減少人力。在規劃此項人事調度時，我曾口頭詢問A的直屬主管，他擔心A的業務增加，必須找新人補齊缺口，會增加人事預算。正式向他提計畫時，我提議新增一名助理，A員工在旁協助，等於專案負責人從1人增加到1.5人，預算雖然會增加一些，但資源相對更多。由於事先了解他的需求，當我的提案解決他的疑慮時，他一口就答應了。1. 觀察「決策者」及「影響決策的人」是誰當專案牽涉許多面向，除了直屬主管外，還必須思考哪些部門會受影響。不過，不是每一個人都要pre-engagement，如同管理學的經典理論「80/20法則」，只要找出能影響決策的核心人物，就能使專案順利推行。以P&G為例，我們很多政策都與市場走向息息相關，行銷、業務、採購、財務等部門都會齊聚討論，所以我在醞釀重大想法時，會先思考：「最後做決定的人是誰」以及「影響他決策的人有哪些」，確認後，這些人都要pre-engagement，理解不同面向的需求。假設不清楚能影響決策的人為何，許多公司的HR是最清楚老闆的人，先問過他們的想法再去提案，也能獲得可貴的建議。2. 在提案「構思」階段，找機會確認方向可行性 進行pre-engagement的時機點是提案的「起步」階段，不需要等到提案很完整才去推銷 ，只要將專案的範圍、目標、主題、調性等「方向性」的重點寫在一張A4紙上，詢問主管概念可不可行，就可以依照他給的建議修改、發展細節。假設主管作風較開放，只要完整度有50%就可提出想法，而提案方式也不需要特別正式，吃飯時隨口提起或會議空檔，都可以藉機討論。向主管強調內容「只是初步想法，純粹想先了解您的看法」，即使想法不夠完善，他也會給予建議與回饋。有這樣的pre-engagement，能讓大家都站在同一陣線，不會因為不清楚目標而產生誤會或衝突。如此一來，也能避免重工，浪費時間、體力，更可能因此產生挫折感。這樣的作法也適用於會議，開會前一天先寄文件給老闆過目，開會時就不用花時間講解來龍去脈，討論重點即可著重在給予修改方向與建議，加快會議的效率。（整理 / 林庭安）延伸閱讀：優秀的提案只需要一頁A4！好讀又好懂，老闆才會聽你的（本文出自《經理人月刊》，未經授權禁止轉載） ***** 欲詳文，敬請移駕至 **YahooNews即時新聞** |
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